Poslovi u uredu ne mogu se obaviti bez solidnih programskih rješenja za obradu teksta, tablica, prezentacija te korištenja elektroničke pošte.
Aplikacije za uredsko poslovanje kao što je stvaranje novih dokumenata, proračuna ili razmjene elektroničke pošte više nisu rezervirane za stolna i prijenosna računala te napredne mobilne uređaje, već ih možete stvarati, uređivati i razmjenjivati sa kolegama u stvarnom vremenu dok ste aktivni na internetu. Google je, ne samo početno stajalište za mnoge korisnike interneta, on je također i mobilni ured sa svim preduvjetima za uspješan svakodnevni rad sa različitim datotekama.
Dovoljno je imati Google email korisnički račun kako bi besplatno koristili uslugu Google docs (www.docs.google.com). Osim što je život učinio jednostavnijim, Google docs ne zaviruje u vaš novčanik. Dobro znano rješenje su klasični uredski programi, koji nisu jeftini, a gotovo svako računalo posjeduje Microsoft uredski paket čiji najnoviji uredski paket košta 280 dolara, odnosno 1600 kuna. Za isti uredski paket najvećeg konkurenta Applea, ali ujedno i najmanje zastupljenog uredskog paketa u našim krajevima, izdvojit ćete 79 dolara, odnosno 450 kuna. Bez obzira na popularnost, postoje na stotine programa koji s manje ili više uspjeha oponašaju standardna rješenja kod ovih velikih. Google docs je, osim što je besplatan, ujedno dostupan sa bilo kojeg računala spojenog na internet. Praktično sve poslove uređivanja teksta, stvaranja proračuna ili prezentacija moguće je raditi na internetu koristeći Google docs.
Prednost rada s dokumentima na internetu je razmjena i uređivanje dokumenata između više korisnika u realnom vremenu. Bez obzira na geografsku lokaciju, korisnici međusobno mogu istovremeno uređivati dokument. Svi dokumenti se mogu pohraniti u uobičajenim Microsoft Office formatima, a svaki od dokumenata može se naknadno sremiti na neki drugi medij ili ispisati na printeru. Također, postoji kontrola javnosti dokumenta jer korisnik odlučuje tko, kada i kako će imati uvid u sadržaj dokumenta. Google docs također omogućava izradu formulara za anketne listiće, obrasce ili upitnike. Izrada anketnog listića može biti gotova u samo nekoliko koraka, a anketu onda možete razaslati putem emaila. Tako ćete uštediti vremena, jer će se svi povratni rezultati ankete bilježiti u jednoj formi unutar Google docsa.
Pristojnu alternativu Google docs s još bogatijim sadržajem nudi Zoho docs (http://www.zoho.com). Ista online platforma sa bogatstvom uredskih alata također je pristupačna za svakodnevni rad na dokumentima. Za one napredne, Zoho ima na raspolaganju uredske aplikacije notesa, planera, projektnog menadžmenta, izrade različitih formulara, kreiranja računa i različitih izvještaja. U osnovi, Zoho je besplatan koktel uredskih aplikacija, više nego dovoljan za svakodnevno korištenje u privatnom i poslovnom smislu.
Prednost svih online rješenja uredskih alata svodi se na razmjenu i uređivanje dokumenta između više korisnika u isto vrijeme. Osobito korisna funkcija kada se nađete u situaciji da u posljednji čas želite promijeniti neke detalje u tekstu, dok pri ruci nemate svoje računalo, a pametni telefon jednostavno je prespor i minijaturan za brzo formatiranje. U tom trenutku svatko od vaših kolega može postaviti dokumente u Google docs, a vaš je zadatak pronaći pristup na internet i nekoliko minuta da na miru pogledate dokument.
