Baš kao i kod izreke da treba potrošiti novaca da bi zaradili novaca, istina je da ponekad treba utrošiti vrijeme da bi uštedjeli vrijeme. Međutim, kako znamo da će nam trošenje vremena donijeti veliki povrat uloženog? Donosimo vam 10 načina za uštedu vremena njegovim trošenjem.
1) Steknite znanje
Ako postoji neki redovni zadatak koji od vas traži puno vremena, razmislite bi li vam obrazovanje pomoglo da u budućnosti stvari ubrzate. Ako imate blog, a niste se potrudili upoznati sve što vaš CMS (sustav za upravljanje sadržajem) - WordPress, Drupal, itd. - može ponuditi, vjerojatno puno vremena utrošite radeći stvari na teži način. Informacija i trening ne samo da su lako dostupni nego često i jako malo koštaju. Osim ako ne namjeravate zadatak povjeriti nekom drugom, jednostavno nema razloga da i dalje nešto radite neefikasno ako već možete steći vrijedno znanje i u budućnosti uštedjeti vrijeme.
2) Napravite sistem
Ponekad puno vremena trošimo ponavljajući neke korake. Odgovarate li svaki dan na iste e-mailove? Napravite na Gmailu gotovi odgovor ili u Outlooku napravite template. Radite li ručno stvari koje se mogu automatizirati? Prestanite ponavljati zadaće koje se mogu eliminirati ako utrošite vrijeme da biste napravili pravi sistem za njih.
3) Odredite osobu zaduženu za nešto
Kad je u sobi previše babica, najveći dio vremena se provodi tako da razmišljate kako da se ne spotičete jedni o druge. Ako je u neki projekt uključeno više osoba (ili odjela), unaprijed odredite o čemu treba odlučivati odbor a što se može ostaviti na odlučivanje jednoj osobi. Puno se vremene protraći dok se čeka da razni ljudi odobre neku odluku kojoj stvarno ne treba pridavati toliko pažnje.
4) Ustanovite rutinu
Nemojte se zaglaviti u tome da svaki put ponovno razmišljate kako obaviti neki zadatak. Stvaranje dobre dokumentacije traži puno vremena, ali je bitno da imate instrukcije koje korak po korak pokazuju kako obaviti neki vrlo detaljan zadatak kod kojeg može lako doći do grešaka. Ako dokumentaciju nemate, završit ćete tako da ćete opet ispravljati iste greške. Dokumentaciju obavezno držite na lako dostupnom mjestu ili ćete na nju zaboraviti, ili čak biti previše lijeni da je potražite kad bude vrijeme da zadatak obavite. Dokumentacija će vam dobro doći i kad zadatak budete predavali nekome drugome.
5) Zadajte rok za odluke
Nije baš previše mudro odluke donositi prebrzo, ali je jednako štetno i predugo čekati. Ako imate sve informacije koje možete dobiti, dajte sebi vremena da razmislite što je protiv neke odluke i što je za nju ili da smislite neko kreativno rješenje, ali čekanje i nada da će vam nešto magično pasti na pamet nije dobar potez. Samo ćete doći do toga da ponovno i ponovo prolazite stvari koji ste već više puta prošli. Zadajte sebi rok za odluku i donesite je, tako da možete krenuti dalje.
6) Čitajte pažljivo
Bez obzira proletite li samo kroz e-mailove ili bacite upute na stranu prije nego što krenete sastavljati kolijevku, neizbježno ćete protraćiti vrijeme popravljajući greške ili ponovno čitajući e-mail jer ste shvatili da ste preskočili važno pitanje. Nemojte opet završiti na samom početku zato što ste odlučili preskočiti prvi korak.
7) Pišite organizirane bilješke
Jeste li se ikada našli na sastanku na kojem ste raspravljali o stvarima koje su riješene na nekom prijašnjem sastanku, ali se nitko ne sjeća što je riješeno? Nađete li se kako postavljate ista pitanja koja ste već postavili ili rješavajući problem za koji se maglovito sjećate da ste ga riješili prošli put? Pravite bilješke i pazite da budu organizirane i efikasne - ne, pamćenje se ne računa kao bilješke.
8) Planirajte unaprijed
Jeste li ikada kupili radni stol bez mjerenja i onda ustanovili da ne može proći kroz vrata? Neki su ljudi dobri u određivanju "odoka" ili u improviziranju, ali nama ostalima je to samo gubitak vremena. Dajte sebi dodatno vrijeme za planiranje akcije - čak i kad je u pitanju kupovina u Ikei.
9) Napravite popis zadataka
Bez obzira koristili vi program za upravljanje zadacima na računalu ili običnu bilježnicu, morate biti sigurni da ono što upotrebljavate koristi i vama i vašem načinu života. Popišite zadatke večer ranije kao način za opuštanje prije spavanja i dovršenje dana. Popis će ujutro biti spreman, a vi se nećete morati dovoditi u stresnu situaciju da ne znate što iduće napraviti.
10) Dišite
Kad god jurimo naokolo s opsesijom da moramo biti produktivni, završimo vrteći se u krugu jer jednostavno ne znamo kada stati. Odvojite sebi vremena da se ustabilite, osvješite i opustite. Popijte čašu vode. Izađite na sunce. Možda ćete zaključiti da neke stvari na vašem popisu i nisu toliko bitne. Ima li bolje uštede vremena?
Izvor: Wise Bread
